La palabra secretaria
proviene del latín secretarĭus, que significa quien guarda los
secretos de alguien o algo. Ahora una secretaria o un secretario, es una persona que se encarga de
recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar
adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa
una secretaria suele conocerse como auxiliar
administrativo que está
orientado a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.
Sus funciones principales están relacionadas con el
trabajo de oficina, como pueden ser: Recepción de documentos, atender
llamadas telefónicas, atender visitas, archivar documentos, hacer cálculos
elementales, informar sobre todo lo referente al departamento del que depende,
estar al día de la tramitación de expedientes, tener actualizada la agenda,
tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones, poseer conocimiento de
los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada
la sección de que dependa, tener conocimiento del manejo de maquinaria de
oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando
por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan
y poseer amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional del
secretariado(a) es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora,
para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que
beneficien el progreso de la compañía. El centro de trabajo puede ser cualquier
lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente,
pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o
cualquier otro lugar donde se deban desarrollar todas las funciones antes
descritas.
Aunque el cargo de auxiliar
administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que sea
una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente
hablar de secretaria y no de secretario. En América,
sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento
administrativo del gobierno, como por ejemplo el Secretario
de Despacho de gobierno.
Ellas poseen en general una soltura para hacer una mecanografía
bien sea con la antigua máquina de escribir o algún software informático
como computadoras, y es allí donde ellas demuestran que tienen la capacitación suficiente
y necesaria para comenzar el desempeño de esta noble tarea.
Mil felicidades a todas las secretarias de la
administración pública o privada de nuestro estado y del país, muy
especialmente a Carmen Arenas, Alejandra Tovar, María Elena Santeliz, Adriana
Torres en la UE “José A Sosa Guillen” además a Hermelinda Velázquez, Iris
Arrieche y Mariela Osorio y demás
secretarias del IUTAJS, a Mirna Silva y demás secretarias de la UE “José A
Páez”, así como a las auxiliares administrativas que con abnegada vocación nos
brindas la lecturas en el Diario Yaracuy al Día.
Lectura al Día
Publicado en el Yaracuy al Día el Lunes 30 de Septiembre de 2013. Página 6.
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